Если вы уже определились с целью вашего мероприятия, можете начинать планировать конференцию. Необходимо тщательно обдумать все основные моменты:

Целевая аудитория – необходимо хорошо подумать для какой категории людей вы решили организовать конференции ринц. Наверняка будет присутствовать несколько категорий это: докладчики/спикеры, слушатели, СМИ и иностранные гости. Нужно постараться сделать так чтобы всем былом комфортно, для этого рекомендуем создать группы для рассылки новостей и сделать различные формы регистрации.

Место – оно должно быть доступным. Отлично если некоторые участники конференции смогут дойти до вас пешком либо воспользоваться общественным транспортом. Если такой возможности не будет, тогда рекомендуем организовать трансфер. Поищите помещение, где установлено отопление и есть рабочий кондиционер. Важно чтобы освящение было достаточно ярким. Если вы хотите сделать презентацию, тогда предусмотрите чтобы, на окнах были темные занавески или же жалюзи.

Время – дату презентации стоит выбирать максимально ответственно, нужно проверить, если в это же время в других местах нет аналогичной конференции, поскольку туда может пойти часть вашей аудитории.

Команда – изначально стоит договориться, какие люди будут входить в оргкомитет и за что они станут отвечать. Кроме этого рекомендуем обозначить насколько часто должны проходить встречи оргкомитета.

Бюджет – если говорить о начальном бюджете он, несомненно, должен быть, другие средства вы получите благодаря спонсорским пакетам. Изучите архивы, если такие мероприятия устраивают не впервые, наверняка уже имеет спонсоров либо партнеров. Поговорите с вашими коллегами, поскольку их бесценный опыт даст возможность назначить привлекательную цену на спонсорские пакеты, и вы определите размер оргвзноса.